Archiviazione ottica dei documenti: finalità e vantaggi

L'archiviazione ottica dei documenti rende possibile la conservazione integrale e digitale di ogni tipo di documento, sia cartaceo che informatico, riversandone il contenuto su un archivio ottico, come per esempio un CD-Rom o un DVD-Rom, e garantendone così la validità legale nel tempo, oltre che l’integrità e la perfetta leggibilità.

L'attuazione di questo processo informatico è regolata da una normativa che richiede la firma digitale e la marca temporale come strumenti di validazione dei documenti stessi, ai quali viene così assicurata l'integrità e la certezza della data di archiviazione dei file. Questa procedura è sostitutiva ai tradizionali documenti cartacei. L'obiettivo dell'archiviazione ottica infatti, è quello di eliminare tutti i supporti cartacei al fine di rendere la gestione dei documenti in azienda e nella Pubblica Amministrazione più efficace e produttiva, garantendo nel tempo tutte le caratteristiche di valore legale dei documenti con il vantaggio di ridurre in modo notevole la richiesta di spazio per l’archiviazione dei documenti, con una conseguente ottimizzazione dei tempi e dei costi di gestione.

I vantaggi del multi media rispetto ai documenti cartacei sono:

• Il recupero degli spazi aziendali destinati agli archivi cartacei;

• una maggiore velocità nelle ricerche dei documenti;

• La riduzione dei costi derivati dalla gestione cartacea dei documenti;

• L’eliminazione dei ritardi dovuti all'attesa dei documenti da trasferire da un ufficio a un altro;

• L’accesso simultaneo allo stesso documento senza effettuare copie;

• La riduzione dei costi per i consumi di carta ed energia elettrica;

• La minore usura delle stampanti e dei fotocopiatori;

• Una maggior sicurezza nell'accesso ai documenti, mediante l'attribuzione di password;

• La facile e veloce trasmissione dei documenti attraverso l'invio di email;

• La possibilità di personalizzare la catalogazione e le ricerche dei documenti;

• Gli ambienti di lavoro più salubri in quanto meno polverosi;

• L’affidabilità, integrità e longevità delle informazioni;

• La riduzione dei rischi di incendio, danneggiamento o smarrimento documentale;

Non si avrà più così:

• Il deterioramento dei documenti,

• L’ingombro degli spazi fisici,

• l’accesso ai documenti da persone non autorizzate,

• la dispersione e la duplicazione dei documenti conservati in uffici diversi,

• e non si dovranno effettuare ricerche manuali, faticose e lente, con risultati inesatti o incompleti.